高级文件控制专员

你要做什么

注:以下职责和主要职责旨在描述本工作的一般内容和要求，并非对职责的详尽说明.?

• 建立部门文件管理制度, 计划, 程序, 日志, 标准, 以及资本项目的模板, 通过采用文档管理的行业标准, 申请, 机密的分类, 安全设置, 以及保留时间表.  
• 为部门制定和实施全面的文件管理计划和健全的文件管理工具.
• 制定并实施机构员工文件管理相关培训计划, 承包商, 供应商, 以及各种需要的利益相关者.
• 制定和管理政策，包括但不限于记录创建, 保留, 检索, 维护, 保护, 存储, 安全处置-确保符合当地法规, 国家法规, 联邦政府授权, 以及行业最佳管理实践. 作为部门传票和诉讼记录的保管人. 代表部门并与CapMetro的档案管理官员保持联络.
• 负责所有与文件生命周期相关的活动, 包括监督有效的物理/电子文件系统的处置.
• 建立文件审核标准, 审计报告, 以及纠正不合规记录的程序. 
• 与信息技术和法律团队协调电子文件和记录管理计划的配置和管理. 
• 制定和执行文件命名规范，维护分发记录和物理和电子记录的批准处置.
• 与计划/项目经理和项目控制人员合作建立程序, 管理, 并强制遵守变更订单的文档控制, 符合图纸, 施工进度, 会议纪要, 资料要求(RFI), 提交, 和传送.
• 在可行的情况下，在机构的项目管理软件中建立工作流程和文件管理程序. 提供必要的工艺改进建议.
• 创建并提出文档管理教育计划, 并提供文件控制相关政策的培训, 以及部门员工的工具, 承包商, 设计师, 和利益相关者.
• 维护电子项目记录文件. 根据需要复制和扫描文件，执行分发和存储职责.
• 根据记录保留计划为非活动存储准备记录.
• 可能需要少量出差.
• 通过遵守安全和安保政策，支持首都交通管理局的安全管理系统(SMS)流程, 每一个行动都要考虑安全, 报告安全和安保问题.
• 完成要求和/或分配的其他职责.

你带来了什么

• 工商管理或相关专业本科以上学历. 相关工作经验可按年替代，最多可替代4年. 
• 文件管理认证, 记录, 或者将信息管理视为一种资产.
• 五(5)年在重大基础设施投资项目中执行文件控制职能的逐步负责经验.
• 有在多个项目中处理文档和变更控制的经验.
• 熟练设置和使用行业适用的电子文档管理系统.
• 熟练使用微软产品. 分享Point Online)和Bluebeam，强烈推荐.
• 有建立和实施培训项目的经验.
• 有管理经验者优先.
• 优先认证质量ANSI认证或施工文件技术专家CSI或同等学历.